Administratief beheer

Elke vereniging van eigenaren is van rechtswege verplicht een administratie bij te houden. De administratieve verplichting valt uiteen in een leden- en financiële administratie. Deze administratie dienen natuurlijk ook voor verantwoording aan haar leden, de appartementseigenaren.

Daarvoor is kennis nodig hoe deze administraties in te richten en bij te houden zodat ze aan de wettelijke vereisten voldoen.

 

Het administratief beheer puntsgewijs weergegeven:

Ledenadministratie

• Bijhouden ledenregister (VvE leden). Wij willen u inzake dit punt ook wijzen op onze unieke online overzichten.
• Berekenen en innen ledenbijdragen.
• Aanmaken / verzenden van facturen ten behoeve van zakelijke eigenaren.
• Inschrijving kamer van koophandel actueel houden.
• Opstellen en handhaven incassoprocedure.
• Signaleren achterstallige betalingen, uitvoeren van de incassoprocedure.
• Verstrekken overzicht van de ledenbijdragen.
• Bij nieuw opgerichte VvE 2 maandelijks opstellen van een liquiditeitsoverzicht (maximaal 3 jaar lang)
• Op aanvraag gegevens verstrekken aan de individuele leden.

Financiële administratie

• Beoordelen ontvangen facturen.
• Betalingen verrichten van de door een bestuurder gefiatteerde facturen.
• Vastleggen ontvangsten en uitgaven, het voeren van de administratie.
• Opstellen jaarstukken, balans en exploitatierekening.
• Opstellen begroting.
• Signaleren/rapporteren van begrotings overschrijdingen.
• Opstellen meerjarenbegroting bij aanwezigheid van een meerjarenonderhoudsplan.
• Opgave reservefonds per eigenaar ten behoeve van de belastingdienst.