Stemmen, stemverhoudingen en quorum
De splitsingsakten en de (model)reglementen van splitsing bevatten informatie en regels met betrekking tot aantallen stemmen, stemverhoudingen het vereiste quorum. Ook is geregeld op welke wijze een tweede vergadering rechtsgelding moet worden uitgeschreven. Raadpleeg daarom altijd uw splitsingsakte.
Algemeen
Vermeld bij de eerste uitnodiging, indien u vergaderingen zelf uitschrijft, de noodzaak dat eigenaren hun stem uitbrengen en de noodzaak dat men tijdig bericht geeft indien men niet aanwezig kan zijn.
Iedere vergadering begint met de spanning of er voldoende leden aanwezig c.q. vertegenwoordigd zijn. Alle ter vergadering aanwezige stemgerechtigden zijn verplicht een presentielijst te tekenen. Een gevolmachtigde tekent de presentielijst namens de volmachtgever. Deze presentielijst is bepalend voor het quorum. Bij het begin van de vergadering wordt het aantal stemmen geteld. Het totaal aantal uit te brengen stemmen en het aantal stemmen dat iedere eigenaar kan uitbrengen worden in de splitsingsakte bepaald. Niet het aantal aanwezige of vertegenwoordigde personen is belangrijk maar het aantal aanwezige of vertegenwoordigde stemmen. Verlaten leden voor de stemmingsronde de vergadering dan is dit niet meer van invloed op het quorum.
Volmachten
Indien een eigenaar van een appartement verhinderd is om zelf aanwezig te zijn op een vergadering, kan hij / zij zijn / haar stem laten uit brengen door een derde. Om dit te laten gebeuren dient een volmacht te worden afgegeven. Deze derde kan maar hoeft geen appartementseigenaar te zijn. De, bij aanvang van de vergadering, afgegeven originele volmachten en de presentielijst worden bij de notulen van de vergadering bewaard. (Bewaarplicht 7 jaar BW boek 2 art 10 lid 3). De volmacht is alleen rechtsgeldig voor de vergadering die daarin vermeld is. Doorlopende volmachten zijn niet rechtsgeldig.
Buitenstaanders, zonder volmacht, hebben geen toegang tot de vergadering en geen stemrecht.
Quorum
In een vergadering kunnen besluiten worden genomen als meer dan de helft van de totaal uit te brengen stemmen (volgens de presentielijst) aanwezig is. Dit is het quorum. Nergens in het modelreglement staat dat er niet vergaderd mag worden als er geen quorum is. Alles kan worden besproken, maar er kunnen meestal geen besluiten worden genomen.
De enige uitzondering daarop is te vinden in de modelreglementen van 1982 en 1992. Daar kan bij het ontbreken van een quorum toch een aantal besluiten worden genomen. De besluiten die daarbij mogelijk zijn, betreffen besluiten die betrekking hebben op uitgaven die op de jaarlijkse begroting zijn geplaatst (en niet met meer dan 10 % worden overschreden) en uitgaven waarvoor een speciale reserve is gevormd. Indien het modelreglement van 2006 van toepassing is gelden voor de meeste besluiten geen quorum meer. Een aantal bijzondere in de akte en het reglement opgesomde besluiten vergen wel een quorum.
Procedure versterkte meerderheid
Niet alle besluiten binnen een VvE kunnen al bij een volstrekte meerderheid genomen worden. Voor een aantal besluiten is in de splitsingsakte een procedure versterkte meerderheid vastgelegd. Om welke besluiten dit exact gaat verschilt per vereniging en staat beschreven in de splitsingakte. Als regel geldt een versterkte meerderheid besluitvormingsprocedure o.a. voor vaststelling of wijziging van het Huishoudelijk Reglement, het doen van buiten het onderhoud vallende uitgaven die een bepaald bedrag te boven gaan en het ontzeggen van het gebruik van het privégedeelte bij zware overtredingen op de reglementen.
Voor het nemen van dergelijke besluiten dient op de vergadering als regel 2/3 van het maximaal uit te brengen stemmen aanwezig of vertegenwoordigd te zijn, terwijl het besluit slechts met een meerderheid van 2/3 of 3/4 van de uitgebrachte stemmen genomen kan worden. Voor het nemen van dergelijke besluiten is de komst van voldoende leden naar de vergadering dus nog belangrijker.
Onvoldoende quorum
Als er onvoldoende quorum aanwezig is in de eerste vergadering, dient een zogenaamde tweede vergadering te worden uitgeschreven. De splitsingakte en reglementen geven hiervoor de vorm voorschriften. De tweede vergadering moet worden gehouden niet vroeger dan twee en niet later dan zes weken na de eerste vergadering. In de uitnodiging moet staan dat het een zogenaamde tweede vergadering betreft. In die vergadering is geen quorum nodig en kunnen besluiten worden genomen.
|
Gerelateerde artikelen: |
Nietig of vernietigbaar besluit
|
Download mogelijkheden: |
De stemverhouding bij ondersplitsing.pdf
Elke vereniging van eigenaren is van rechtswege verplicht een administratie bij te houden. De administratieve verplichting valt uiteen in een leden- en financiële administratie. Deze administraties dienen natuurlijk ook voor verantwoording aan haar leden, de appartementseigenaren.
Het technisch beheer betreft het in stand houden van uw appartementen complex. Een goed uitgevoerd technisch beheer is een goede garantie tegen waarde dalingen van appartementen.
Het uitschrijven van vergaderingen en het maken van de notulen over hetgeen in een vergadering is besproken is een tijdrovende en ook een complexe klus.
Het overig beheer omvat diverse controles met betrekking tot uw vereniging. Tevens behelst dit het uitgebreider digitaliseren van uw Vereniging van Eigenaren. Welke samenstelling van beheersmodulen die u ook kiest, u kunt altijd gebruik maken van onze klanten portal.
